Reisekosten können ganz vielfältig sein. Je nachdem welche Reiseart ihr bucht, entstehen unterschiedliche Reisekosten. Der Begriff ist im deutschen Steuerrecht verankert und regelt die Aufwendungen bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen. Hier erkläre ich euch alles Wissenswerte über Reisekosten. Ihr erfahrt, aus welchen Aufwendungen sich die Reisekosten zusammensetzen und welche ihr von der Steuer absetzen könnt. Außerdem zeige ich euch wie ihr die Reisekostenabrechnung heutzutage ganz einfach per App erledigen könnt. Informiert euch jetzt!

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten, die bei einer Reise entstehen. Das sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten wie Parkgebühren. Je nachdem, ob es eine private Reise oder eine Berufs- sowie Betriebsreise (Auswärtstätigkeit) ist, greifen andere Rechte. Im deutschen Steuerrecht werden als Reisekosten Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Die früher geltende Unterscheidung in Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit wurde mit der Neuregelung ab dem Jahr 2008 aufgehoben. Seitdem gilt der einheitliche Begriff „Auswärtstätigkeit“.

Das Steuerrecht unterscheidet zwischen Selbstständigen (Unternehmer, Freiberufler) und Arbeitnehmern. Bei Arbeitnehmern gilt: Werden die Reisekosten bei einer Auswärtstätigkeit nicht komplett vom Arbeitgeber erstattet, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Seit 2014 werden folgende Punkte aus dem Reisekostenrecht neu geregelt: Der bis dahin geltende Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ ist durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt worden. Die Höhe der abzugsfähigen Fahrtkosten ist gesetzlich definiert. Seit dem 01.01.2017 sind außerdem Pauschbeträge (Mindestbeträge) für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen vom Bundesministerium für Finanzen festgelegt worden.

Erfahrt im Folgenden, aus welchen verschiedenen Kosten sich die Reisekosten zusammensetzen.

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Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen die Ausgaben für die An- und Abreise zum Reiseziel. Bei einer Berufs- sowie Betriebsreise ist für die Steuererklärung maßgebend, welches Verkehrsmittel ihr genutzt habt. Nutzt ihr einen Mietwagen oder ein öffentliches Verkehrsmittel, könnt ihr anhand des Belegs die Höhe der Fahrtkosten nachweisen. Somit sind die Aufwendungen abzugsfähig. Zu öffentlichen Verkehrsmitteln zählen das Flugzeug, die Bahn, der Nachverkehr, die Fähre und Ähnliches. Nutzt ihr für eine Geschäftsreise einen Dienstwagen, sind eure Aufwendungen je nach eurem Berufsstatus in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers oder in denen des Unternehmers enthalten. Verwendet ihr ein Privatfahrzeug, habt ihr mehrere Möglichkeiten, die Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Entweder ihr erbringt anhand einer Quittung einen Einzelnachweis über die tatsächlichen Kosten, ihr gebt einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz an, nach dem die tatsächlichen Kosten ermittelt werden, oder ihr berechnet eine Kilometerpauschale von 0,30€ je gefahrenem Auto-Kilometer. Die Kilometerpauschale in Deutschland beträgt 0,30€ bei Kraftwagen und 0,20€ bei Motorrädern und Motorrollern.

Nicht zu den Reisekosten gelten laut Steuerrecht die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Fahrt ihr von zu Hause zur Arbeitsstelle und von dort aus mit eurem privaten Fahrzeug weiter zur Dienstreise, kann nur die Fahrt von der Arbeitsstelle zum Geschäftsreiseziel steuerlich geltend gemacht werden. Für die Fahrten von zu Hause bis zur Arbeitsstelle und zurück könnt ihr die halbe gesetzliche Entfernungspauschale von der Steuer absetzen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung oder Herberge während der Geschäftsreise. Dabei ist es nicht relevant, ob ihr in einem Hotel, einem Fremdenzimmer, einem Apartment oder einer Zweitwohnung untergebracht seid. Nicht zu den Übernachtungskosten zählen Nebenkosten wie die Nutzung der Garage, der Minibar, des Fernsehers oder des Telefons. Die Verpflegung gehört ebenfalls nicht zu den Übernachtungskosten. Sollte sie im Pauschalpreis enthalten sein, etwa wenn ihr ein Hotel inklusive Frühstück zum Fixpreis bucht, dann werden bei einer Übernachtung in Deutschland pro Nacht 4,80€ Verpflegungspauschale abgezogen, um die Übernachtungskosten zu ermitteln. Die 4,80€ ergeben sich aus 20% von 24€. Bei einer Übernachtung im Ausland ist es ein Abzug von 20% des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand, der in dem betreffenden Staat gilt.

Bei der Steuererklärung müsst ihr die Übernachtungskosten grundsätzlich im Einzelnen nachweisen. Nach dem BFH-Urteil vom 12.09.2001 (VI R 72/97) BStBl. 2001 II S. 775 können sie auch geschätzt werden, wenn sie zweifelsfrei entstanden sind. Weitere Informationen hierzu lest ihr in der BFH-Entscheidung.

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die bei einer Auswärtstätigkeit für den Geschäftsreisenden entstehen. Diese können als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) steuerlich geltend gemacht werden. Da es zu kompliziert ist, die exakten Ausgaben für die Verpflegung zu ermitteln, sieht das deutsche Reisekostenrecht Pauschbeträge vor. Diese sind abhängig von der Reisedauer und dem Reiseziel. Für Dienstreisen im Inland gelten andere Pauschbeträge als für Dienstreisen im Ausland.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden alle Nebenkosten gefasst, die auf einer Dienstreise entstehen und nicht mit den anderen Kosten abgedeckt sind. Das können die Hotelgarage, geschäftliche Telefonate, die Nutzung des Telefaxes im Hotel, Parkgebühren, eine Maut und weiteres sein. Eventuelle Umbuchungs- oder Stornogebühren, die mit der Dienstreise in Zusammenhang stehen, zählen ebenso zu Reisenebenkosten. Diese Kosten lassen sich von der Steuer absetzen, allerdings müsst ihr per Quittungen alle Aufwendungen belegen können. Weitere Reisenebenkosten, die ihr per Eigenbelege geltend machen könnt, sind Trinkgelder, Gebühren für die Gepäckaufbewahrung oder die Bezahlung von Parkuhren.

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Reisekostenabrechnung ganz einfach per App erledigen

Genauso wie ihr mittlerweile die Steuererklärung vereinfacht mit Online-Programmen machen könnt, häuft sich auch das Angebot an Apps für die Reisekostenabrechnung. Verschiedene Anbieter ermöglichen euch das einfache Erfassen eurer Reisekosten. Hierbei erhaltet ihr auch verschiedene Tipps, die euch auf die Sprünge helfen. Die Tools berechnen laut eurer Angaben die Reisekosten für euch. Dabei werden alle betrieblichen Regelungen berücksichtigt. Im Folgenden zeige ich euch eine Auflistung von Webseiten, die euch die bequeme Reisekostenabrechnung anbieten.

    • tripclick.pro
    • virtic.com
    • lexware.de
    • einfach-reisekosten.de
    • hansalog.de

Gehört ihr zu der alten Schule und möchtet eure Reisekosten manuell – ohne Hilfe einer App – erstellen, so bekommt ihr dennoch viele Tipps und Hilfen sowie Formulare für eure Reisekostenabrechnung online. Googelt einfach mal! ;-)

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