Eigentlich bin ich ja euer Ansprechpartner, wenn es um den günstigsten Urlaub geht. Denn egal in welchem Zeitraum – ich finde immer ein sehr gutes Angebot für euch. In der letzten Zeit habe ich aber auch einige Anfragen von Geschäftsleuten erhalten, denen ich Flüge und ein zentrumsnahes Hotel herausgesucht habe. Es ist doch nur fair, wenn man für das vorhandene Budget das beste Angebot herausholt, meint ihr nicht?

Die Klischees, die einem zu Geschäftsreisenden in den Sinn kommen, sind vielfältig. Die einen denken vielleicht an ein vielfältiges und abwechslungsreiches Leben, das die Berufstätigen jede Woche in ein neues Land führt, in dem sie dann Kultur und die Menschen selbst kennen lernen können.  Hier werden sie dann von den Gastgebern fürstlich umsorgt und haben jeden Tag eine Menge Freizeit, die sie dann auf Firmenkosten entspannt auskosten.

Andere fühlen sich aber vielleicht auch an die geschäftigen Damen und Herren erinnert, die mit Anzug und Aktentasche im ICE sitzen und wie wild in ihre Laptop-Tastatur hauen und E-Mails bearbeiten, während sie am Telefon schon die nächsten Termine vereinbaren. Das muss erledigt sein, bevor es am Flughafen durch die Sicherheitskontrolle in den Flieger geht, denn dann muss das Telefon erst einmal ausbleiben. Stress pur, könnte man meinen. Was meint ihr?

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Ich habe euch einige Tipps und Tricks zusammengetragen, wie ihr eure nächste Geschäftsreise entspannt und vor allem effizient nutzt und vielleicht sogar noch Zeit findet, euch die Highlights der jeweiligen Stadt genauer anzuschauen. Außerdem will ich euch einige praktische Tipps zur Reisekostenplanung und vor allem zum Umgang mit den unterschiedlichen Sitten und Kulturen der Geschäftswelt geben. So seid ihr für euren nächsten Business-Trip bestens gerüstet.

Hilfreiche Tipps für die nächste Geschäftsreise

Im Grunde ist es bei einer Geschäftsreise nicht anders als bei einem Kurztrip in eine Metropole. Der Trip beginnt schon mit der Planung des perfekten Transportmittels. Je nach Entfernung kann es sich lohnen, sich Sicherheitskontrolle und Check-In am Flughafen zu sparen und auf die Bahn zurückzugreifen.

Bahnfahren und vorarbeiten

Alte Hasen in Sachen Business Travel greifen gerne auf den ICE zurück, wenn die Reisezeit mit der Bahn sich nur unwesentlich von der Flugzeit inklusive Hin- und Rückfahrt zum und vom Flughafen unterscheidet.  3-4 Stunden Bahnfahren lassen sich sehr gut nutzen, um Mails zu beantworten und die kommenden Termine zu planen. Hier müssen zumindest keine Anschnallzeichen und Verbote für elektronische Geräte bei Start und Landung beachtet werden. Und ganz nebenbei kann man zwischendurch noch ein wenig in die Landschaft schauen und eine Kaffee aus dem Bordbistro trinken. Eine andere Alternative sind die immer häufiger verkehrenden Fernbusse, mit denen auch immer mehr Geschäftsreisende durch Deutschland und sogar bis in die Nachbarländer reisen. WLAN ist hier eigentlich immer inklusive.

Mit der Bahn auf Geschäftsreise

So oft wie möglich auf Handgepäck zurückgreifen

Ist die Reise zu lang, um sie bequem mit der Bahn anzutreten, dann solltet ihr euch für den Flug genau überlegen, ob es Sinn macht, Gepäck aufzugeben. Denn wenn ihr nur mit Handgepäck reist, könnt ihr bereits online einchecken und euch bei der Ankunft die Zeit am Gepäckband sparen. Dafür habt ihr alle Unterlangen und den Laptop griffbereit. Wenn dann die Anschnallzeichen erloschen sind, könnt ihr einen Langstreckenflug gut nutzen, um offene E-Mails zu beantworten und die kommenden Meetings planen. Gerade, wenn der Zeitplan vor Ort straff ist, macht es Sinn, vorzuarbeiten. So bleibt dann vielleicht ein wenig Zeit für einen Spaziergang durch die Stadt.

Business Class genießen

Gerade auf Langstreckenflügen ist es ein Segen, in der Business Class reisen zu können. Dann stehen euch sowohl bei der Sicherheitskontrolle  als auch im Sicherheitsbereich einige Extras zur Verfügung. Die Sicherheitskontrolle für Business Class Passagiere ist sehr viel weniger frequentiert und in den Lounges könnt ihr die Zeit vor dem Abflug für einen Kaffee oder einige letzte Telefongespräche vor dem Abflug nutzen. Im Flugzeug werdet ihr dann gut umsorgt und könnt euch in den gemütlichen Sitzen entspannt zurücklehnen. Hier könnt ihr ganz gemütlich die Füße hochlegen und den Vortrag für den nächsten Tag vorbereiten. Danach macht ihr es euch unter der Decke bequem und schlaft ein paar Stunden. Dann seid ihr frisch und ausgeruht, wenn es zum ersten Termin geht.

Jordan Tan  Shutterstock.com
Jordan Tan / Shutterstock.com

Vor der Hotelbuchung die Lage checken

Es gibt doch nichts Ärgerliches, als bei der Ankunft in einer fremden Stadt zu bemerken, dass das gebuchte Hotel derart weit vom Schuss liegt, dass ihr vielleicht noch ziemlich lange unterwegs seid, bis ihr die Innenstadt oder euren Arbeitsplatz erreicht. Gerade bei einer Geschäftsreise macht es deshalb Sinn, ein Hotel in der Nähe des Unternehmens zu buchen, wegen dem ihr überhaupt erst da seid. Gerade in verkehrsreichen Städten wie New York oder Istanbul seid ihr gut beraten, wenn ihr schaut, dass  ihr vielleicht sogar ein Hotel ergattern könnt, dass fußläufig zu erreichen ist. So verspätet ihr euch nicht in der Rush-Hour und könnt euren Kreislauf einmal in Schwung bringen, bevor es ins wichtige Meeting geht.

Quittungen und Belege aufbewahren

Wenn ihr schon alte Hasen in Sachen Business Travel seid, dann wird euch der nächste Hinweis nicht wundern: Hebt unbedingt alle Rechnungen und Belege für eure Reise auf. Egal ob Hotel, Taxi oder Restaurant, alle Ausgaben können am Ende des Jahres zu Steuererleichterungen führen. Die meisten Ausgaben bei einer Geschäftsreise werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen.

Ganz besonders wichtig ist hierbei für euch persönlich die Verpflegungspauschale. Diese beträgt zwischen 12€ und 24€ pro Tag. Diese Ausgaben könnt ihr am Ende des Jahres bei der Berechnung der Einkommenssteuer geltend machen. Um einen genauen Überblick über mögliche Steuervorteile zu erhalten, empfehle ich euch das kostenlose E-Book zum Thema Reisekosten 2014. Steuer- und Gestaltungstipps für Arbeitnehmer.

Sitten und Kultur des jeweiligen Landes beachten

Es macht Sinn, sich im Vorfeld mit den Sitten und der Kultur des jeweiligen Reiselandes bekannt zu machen. Dabei geht es noch nicht einmal nur darum, sich passend zu kleiden und gepflegt aufzutreten, sondern auch um bestimmte Höflichkeitsformen, die bei uns in Europa üblich sind, aber beispielsweise in Asien nicht als angebracht gelten. In China gilt es als unhöflich, mit dem Finger auf andere Menschen zu zeigen und wer der Frau des Gastgebers Blumen schenkt, ist leider auch auf der falschen Fährte. Denn diese gelten als  Symbol für den Tod. Visitenkarten werden immer mit beiden Händen übergeben und auch mit beiden Händen angenommen. Ähnlich wie in Deutschland gilt aber in den meisten Ländern auch, dass man dem Gegenüber den einen oder anderen Tritt ins Fettnäpfchen verzeiht und sich dem Geschäft zuwendet.

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Relaxen und Land und Leute kennenlernen

Zwischendurch ist es wichtig, die Gedanken auch mal schweifen zu lassen und an etwas anderes zu denken als an die Arbeit. Dann ist es praktisch, wenn man zentrumsnah wohnt und einen Spaziergang durch die Nachbarschaft des Hotels machen kann. So bekommt man einen Eindruck der jeweiligen Umgebung und kann vielleicht sogar fußläufig einige der Sehenswürdigkeiten der Stadt erreichen. Häufig  bereiten Firmen für ihre Gäste sogar geführte Stadtrundfahrten oder Ausflüge vor, denn jedes Land hat Sehenswürdigkeiten, die man den ausländischen Gästen gerne zeigen möchte. Wer offensichtliches Interesse an Land und Kultur zeigt, wird meist mit besonderer Gastfreundschaft belohnt. Seid offen und neugierig und lasst euch von den Menschen begeistern.